Dématérialisation de l’affichage légal en mairie

Pendant quelques années, la dématérialisation de l’affichage légal en mairie fut un sujet équivoque pour les communes, ne sachant pas si la digitalisation pouvait remplacer le papier. Mais depuis le 1er juillet 2022, les choses ont évolué pour toutes les collectivités !

Ce que dit la loi au sujet de la dématérialisation de l’affichage légal en mairie

Obligation de dématérialiser l’affichage légal pour les communes de + de 3500 habitants

L’ordonnance et le décret du 07 Octobre 2021 simplifient et clarifient les règles en vigueur en rendant la dématérialisation obligatoire à compter du 1^er juillet 2022. Ils mettent ainsi fin à l’obligation d’afficher les actes sous format papier. Désormais, l’affichage devra obligatoirement se faire au format électronique. Pour ce faire, plusieurs outils sont à votre disposition, comme la mise en place de bornes interactives pour les mairies. Cependant, il leur sera toujours obligatoire de communiquer les actes sur papier à toute personne qui en fait la demande.

Support d’affichage au choix pour les communes de – de 3500 habitants

Les communes de moins de 3 500 habitants ne sont pas dans l’obligations de dématérialiser leur affichage légal. Toutefois, celles qui disposent de moyens techniques et humains pour dématérialiser leurs actes sont également autorisées à le faire.

Un pas de plus pour les mairies désireuses de faire évoluer leurs territoires à travers le numérique !

Les bénéfices de la dématérialisation de l’affichage légal en mairie

De plus en plus de mairies choisissent un affichage légal numérique grâce à une borne interactive ou vitrine tactile. Ces outils permettent une diffusion constante des informations légales ainsi qu’un accès facilité.

Les bénéfices de la dématérialisation de l’affichage légal des mairies sont nombreux :

• L’accessibilité PMR, la borne est utilisable par tous.
• La récupération des documents, envoi de documents par e-mail ou QR code.
• Une lecture facilitée, régulation de l’éclairage automatique et lecture confortable.
• Un gain de temps, les agents chargés de la saisie peuvent diffuser, gérer et planifier l’ensemble des documents sur un même logiciel.
• Une économie de papier, cela diminue les coûts d’impression
• Un panneau plus en harmonie avec les abords du bâtiment, plus d’annonces sur la façade de la mairie.
• Un accès 24h/24 et 7j/7, une accessibilité aux documents à toute heure et à tout moment.
• La modernisation de la mairie, une structure modernisée

De nombreuses mairies ont sautés le pas, dont la mairie de Saint-Jean Cap Ferrat où un caisson mural 24h/24 a été installé !

Quel type de borne installer pour réaliser votre affichage légal obligatoire en mairie ?

Pour réaliser l’affichage légal de votre mairie de manière numérique, vous pouvez choisir d’installer une borne interactive en extérieur ou bien en intérieur.

Des bornes interactives extérieures pour l’affichage légal de votre mairie

En extérieur, nous proposons 3 types de bornes tactiles idéales pour la dématérialisation de l’affichage légal obligatoire des mairies :

• Le totem interactif extérieur: conçu pour résister au vandalisme et aux fortes contraintes (vent, soleil, pluie, neige…), le totem extérieur permet un affichage légal accessible 24h/24.
• Le caisson mural: dérivé du totem, le caisson en conserve toutes ses propriétés. Il a l’avantage de pouvoir s’installer à l’endroit même où se trouvait le panneau papier précédemment.
• La vitrine interactive: placée à l’intérieur, mais accessible de l’extérieur, la vitrine interactive s’intègre plus facilement à votre environnement et est moins sujette au vandalisme.

Des écrans tactiles intérieurs pour l’affichage municipal

Placée en intérieur, les bornes interactives d’affichage légal permettent une consultation agréable, à l’abris des intempéries. De plus, la borne tactile accueille les administrés, leur fournit des renseignements complémentaires et les occupe en cas d’attente avec des actualités ou encore des jeux (particulièrement appréciés 😉).

Les bornes interactives intérieures sont disponibles en différentes tailles, de 23’’ à 43’’. Elles sont généralement disposées en mode pupitre paysage. Mais l’écran tactile 32’’ existe aussi en mode portrait mural ou totem.

L’impact environnemental des bornes interactives d’affichage légal

Une des craintes qui revient le plus souvent concerne l’impact environnement et le coût énergétique des bornes interactives. Certes la mairie ne consomme plus de papier, mais elle consomme de l’électricité.

Il faut savoir que la consommation de la borne est principalement liée à son écran (taille et luminosité). Chez Cartelmatic, nous défendons depuis toujours une taille d’écran raisonnée : 32’’. Nous considérons que le 32’’ représente une taille idéale, en particulier en extérieur. En effet, il permet un juste équilibre entre grande taille d’écran, consultation interactive confortable et consommation électrique.

En extérieur, les écrans sont très lumineux pour permettre une bonne lisibilité. Limiter la taille de l’écran permet de limiter sa consommation. De plus, nos écrans tactiles gèrent automatiquement leur luminosité, ainsi ils seront moins lumineux le matin, le soir et la nuit. Les écrans sont de ce fait plus agréables à consultés, consomment moins et réduisent la pollution lumineuse. Enfin, nous pouvons également programmer une extinction automatique des écrans la nuit.

Comment gérer les données lors de la dématérialisation de l’affichage légal obligatoire en mairie

Nous mettons à votre disposition un back office complet et sécurisé de gestion de vos actes administratifs. Vous pouvez ainsi les saisir en toute autonomie, programmer leur affichage et récupérer le certificat de parution.

Les actes peuvent également être synchronisés avec votre site internet. Ainsi, une publication s’affiche à la fois sur vos bornes interactives et sur votre site.

Qu’en est-il des données personnelles ?

Certains actes administratifs, comme les bancs mariage, peuvent contenir des données personnelles. Il existe actuellement un flou sur le fait de publier ces données sur internet et sur l’impact que ça peut avoir sur les personnes concernées.

Nous avons donc mis en place une gestion différenciée des documents avec la possibilité de restreindre leur publication. Vous pouvez ainsi choisir de n’afficher ces documents que sur vos bornes interactives, ce qui leur donne la même visibilité que précédemment avec l’affichage légal papier. Vous pouvez également choisir de ne pas autoriser le téléchargement de ces documents depuis la borne.

La dématérialisation de l’affichage légal des mairies répond à une demande grandissante de pouvoir gérer leur affichage de manière entièrement numérique, et ainsi d’en simplifier la gestion.

Vous êtes une mairie et vous devez digitaliser votre affichage légal ? Comme vous le voyez, plusieurs solutions s’offrent à vous  ! N’hésitez pas à nous contacter pour trouver celle qui vous conviendra le mieux 😊